Razões para migrar de planilhas para Sistemas ERP

Razões para migrar de planilhas para Sistemas ERP

O trabalho gerado para administrar uma loja ou qualquer outro tipo de empresa pequena ou de médio porte é uma tarefa árdua e determinará o sucesso dela nos próximos anos. É justamente quando temos menos recursos é quando mais precisamos de ferramentas e as Planilhas acabam sendo a primeira alternativa para organizar a gestão da sua empresa.

 

Como você controla sua empresa?

Se você não tem nenhum controle, está correndo um grande risco, pois qualquer decisão que seja tomada sem base em dados analisados é arriscado e pode ser um prejuízo enorme. Por isso, a maioria dos empresários, começam seu negócio com diversas planilhas para registro de informações que darão esses dados para a tomada de decisão correta.

 

Mas como melhorar isso?

Provavelmente você já ouviu falar sobre os sofwares ERP ou Sistemas ERP, certo? Vamos analisar o melhor momento para sua empresa abandonar as planilhas e passar a automatizar seus processos com a ajuda das tecnologias.

 

Razões para migrar de planilhas para sistemas ERP

· Crescimento

As planilhas possuem um limitador, que por mais que você tente contornar essas limitações elas irão retornar a incomodar ou não darão os dados de forma que ajudará da melhor maneira na tomada de decisão e por  isso com o aumento do volume de vendas, produção, compras, funcionários, entre outros, é provável que sua empresa já não corresponda com os benefícios que as planilhas oferecem. É necessário que o tomador de decisões tenha total controle sobre suas finanças, produção, vendas e etc e saiba afirmar o motivo de suas escolhas, para ter certeza de qual é a melhor ação a ser tomada. Um sistema ERP permite que isso seja entregue de forma mais clara e objetiva do que em uma planilha, que tem as informações separadas, engessadas e que dependem de implantação manual.

 

· Organização e tempo

Todos sabemos que tempo é dinheiro, né? E cada vez mais reclamamos da falta de tempo para cumprirmos todas as nossas obrigações. E quando somos uma pequena empresa precisamos acumular várias atividades e assumir várias decisões e as planilhas são ótimas para ajudar nessas decisões até o momento que você perceber que já não pode cuidar de tudo sozinho e necessita começar a demandar algumas das suas atividades e várias pessoas começam a atualizar um único documento. Você irá perceber que isso causa desorganização com informações diferentes, salvos em locais diferentes e uma perda de tempo geral, pois para visualizações de dados diferentes exige que os mesmos sejam lançados de forma diferente e os sistemas ERP possuem recursos que evitam retrabalho para várias visualizações diferentes do mesmo dado.

 

· Visão estratégica

Ter uma visão abrangente é essencial para tomada de decisões no seu negócio e isso é possível quando sua empresa é bem pequena e só uma pessoa é capaz de administrar tudo, no momento que sua micro ou pequena empresa começa a crescer é necessário integração de todas as informações, uma vez que não será possível acompanhar todos os processos e detalhes de perto como antes.

Para isso o sistema ERP permite fazer análises estratégicas, de qualquer setor da empresa, tanto por período, quanto por várias outras variáveis, como vendedor, setor e etc. As planilhas não integram as informações, além de demandar muito tempo para que a sua gestão consiga consolidá-las e chegar a um resultado final conciso.

 

· Custo e eficácia

Faça os cálculos, divida o valor do seu salário ou de um colaborador por 30 dias(quantidade de dias no mês), com isso você acha o custo diário que dividido pela quantidade de horas de um dia achamos o custo da hora. Agora analise, o retrabalho ou a dificuldade na utilização de planilhas para apresentar algum relatório ou algum outro dado para tomada de decisão versus um sistema ERP que apresenta o mesmo com apenas alguns cliques. Pense isso e várias vezes em um mês. Pronto, tá aí o custo de uso das planilhas na sua empresa. Se incluirmos os custos indiretos de mão de obra para alimentar a mesma informação em várias planilhas e o retrabalho, teremos desperdícios ainda maiores de dinheiro. Então, se precisa de agilidade e redução de custos, investir é um bom negócio.

Mas meu negócio é pequeno e não tenho esse problema! Ok, mas e no futuro? Quanto antes você organizar o seu negócio mais fácil será para controla-lo a medida que for crescendo.

 

Por que sistemas ERP?

Com o sistema ERP todas as informações são automaticamente integradas em tempo real, o que significa que você não precisa mais lembrar de anotar ou preencher nada, se você esquecer de dar continuidade à alguma atividade, não haverá nenhuma perda. Além de reduzir o número de falhas humanas, agiliza os processos das empresas com informações precisas e instantâneas. Sem contar na segurança que é proporcionada, com as planilhas há possibilidade de corromper um arquivo ou perder o notebook, pen drive, etc., com todas as informações da empresa.

 

Estudo realizado pela Revista Exame

Um estudo apresentado pela Revista Exame apontou que ter um sistema ERP na gestão de empresas amplia em 40% as chances de uma empresa expandir sua atuação, ou seja crescer, pois ganha em agilidade e dinamismo de tomada de decisão e ainda pode reduzir os custos mensais em mais de 10%.

 

Mãos a obra!

Agora que você já tem as dicas de quando trocar suas planilhas por sistemas ERP, baixe nosso material gratuito que ajudará a escolher o melhor sistema ERP para sua empresa e se precisar de ajuda para tomar suas decisões nossos consultores terão o prazer de ajuda-lo. Não deixe para depois, pois no mundo globalizado em que vivemos a organização para tomada de decisões é fator chave para o sucesso das empresas.

 

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Formado pela Pitágoras Linhares em Bacharel de Sistemas de Informação, MBA em Gestão de Projetos, Empreteco, diretor da regional norte da SINDINFO, Proprietário da INNET Soluções, Professor universitário e desenvolvedor de softwares Windows, mobile e web. Mais de 16 anos de experiência ajudando empresas a melhorarem seus processos.

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