O que é Nota Fiscal eletrônica?

A Nota Fiscal eletrônica é um documento digital, gerados por um Software específico em operações fiscais, tendo como função principal o armazenamento de informações que são geradas ao emitir notas fiscais de entrada ou saída (vendas, devoluções e outras operações). A nota fiscal eletrônica é uma iniciativa que o governo teve para simplificar e padronizar o processo de emissão de notas fiscais para todas as empresas do país.

 

O que é o DANFE?

O DANFE não é uma nota fiscal, nem a substitui, serve apenas como instrumento auxiliar para consulta da NF-e, pois contém a chave de acesso da NF-e, que permite ao detentor desse documento confirmar a efetiva existência da NF-e

É a representação gráfica/impressa da NF-e.

 

Quando começou a nota fiscal eletrônica?

Em 2008 começou a ser implantado o sistema de nota fiscal eletrônica e seu objetivo era substituir a emissão manual das notas fiscais, afinal era mais fácil, rápido e proporcionava um controle maior para o fisco na hora de fiscalizar, mas isso significou uma mudança enorme nas relações comerciais, pois com a obrigatoriedade da emissão eletrônica veio à necessidade de banda de internet, computadores e pessoas para dar suporte à parte tecnológica.

 

Notas fiscais de entrada e saídas

O movimento de entradas e saídas é gerado através de operações usadas nos cadastros realizados por um software específico para as operações diárias como vendas, devoluções, compras e estornos diversos de mercadorias. Muitas operações são responsáveis por gerar os valores de impostos a serem pagos, saldo de estoque e outros, nos tópicos abaixo relacionaremos algumas operações de entradas e saídas para melhor compreensão.

 

Notas fiscais com operação de entradas

Aqui dá-se início a tudo, ao dar entradas em notas fiscais no Software utilizado pela empresa, a mesma terá uma dívida com fornecedores, seu estoque terá mais saldo de produtos ou matérias-primas e caso seja uma operação de compras, haverá contas a pagar, para que assim seja dado sequência em seu negócio. Existem várias operações de entradas para notas fiscais eletrônicas, sendo algumas delas a operação de compras, operação de devolução de vendas, estornos e outras. Cada operação tem uma função a qual é chamada Natureza de operação com um CFOP que é o código fiscal de operações e prestações.

 

Informações que devem ser usadas no cadastro de uma nota fiscal de entrada

As notas de entrada são documentos fiscais que devem conter tipos de registros obrigatórios, sendo eles: Número, modelo e serie da nota, fornecedor, CNPJ, inscrição estadual, endereço com número do fornecedor, chave de acesso da nota do fornecedor, caso haja uma transportadora, deve-se informada os mesmos dados exigidos no cadastro do fornecedor e além dos mesmos, deve-se informar a placa e UF do automóvel responsável pelo frete. Os produtos ou matérias-primas comprados devem conter informações de alíquotas de impostos e seus códigos de como NCM e CEST.

 

Após a entrada de nota fiscal, o acontece?

Após ser finalizado o processo de cadastro de nota, o Software que é usado na empresa tem por função alimentar o estoque com as informações dos itens que foram lançados na mesma, será gerado uma conta a pagar em seu Software financeiro fazendo com que assim os itens que foram para o estoque estejam prontos para serem fabricados ou vendidos.

 

Nota fiscal com operações de saídas

As notas fiscais de saídas usam operações que tiram produtos do estoque os transformando em vendas. Algumas operações que fazem tais procedimentos são: vendas, devolução de compras, perda de material, remessas para demonstração entre outros.

 

Quais informações devem ser usadas no cadastro de uma nota fiscal de saída

As notas de saída são documentos fiscais e da mesma forma que as notas fiscais de entradas devem conter tipos de registros obrigatórios, as de saída também devem ter: Número, modelo e serie da nota, cliente, CPF ou CNPJ, inscrição estadual, endereço com número do cliente, e se no caso da venda precise de uma transportadora, deve-se informar os dados como placa e UF do automóvel responsável pelo frete. Diferente das notas de entradas os produtos vendidos devem conter informações de alíquotas de impostos e seus códigos de como NCM e CEST além de quantidade que será vendido, valor de vendas e peso caso seja um produto pesado, após tais procedimentos, a nota deve ser transmitida para a secretaria da fazenda (SEFAZ) para que assim o estado seja informado da venda dos produtos da nota.

 

Após a saída de nota fiscal, o acontece?

Enfim, a nota foi gerada e transmitida através do Software da empresa, logo, todos os produtos e quantidades vendidos foram abatidos do estoque, gerando no Software Financeiro da empresa contas a receber se a operação usada na emissão tenha sido de vendas.

Ao findar o mês corrente, será a hora de gerar o arquivo Sintegra, onde o mesmo irá apurar todas as informações de entradas e saídas do mês que se passou para que assim seja enviado para SEFAZ.

Veracidade da Nota fiscal eletrônica

 

Todo o processo de envio de nota fiscal eletrônica é simples e pode surgir a dúvida: Como saber se a nota fiscal é verídica? A validade jurídica da nota fiscal é comprovada pela assinatura digital do emissor e a outra forma de checar a veracidade é checar o recebimento da nota fiscal pela SEFAZ. Por isso, para utilizar a NF-e, a empresa, que está apta, precisa adquirir o Certificado Digital, cadastrando-se no site da Fazenda. Lá é possível encontrar todos os passos necessários para aderir ao uso da NF-e.

 

Benefícios para as Administrações Tributárias

• Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal;
• Melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando um melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos;
• Redução de custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela fiscalização de mercadorias em trânsito;
• Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação;
• Suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal da Secretaria da RFB (Sistema Público de Escrituração Digital – SPED).

 

Benefícios para a Sociedade

• Redução do consumo de papel, com impacto em termos ecológicos;
• Incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias;
• Padronização dos relacionamentos eletrônicos entre empresas;
• Surgimento de oportunidades de negócios e empregos na prestação de serviços ligados a Nota Fiscal Eletrônica.

 

Benefícios para o Contribuinte Vendedor (Emissor da NF-e)

• Redução de custos de impressão;
• Redução de custos de aquisição de papel;
• Redução de custos de envio do documento fiscal;
• Redução de custos de armazenagem de documentos fiscais;
• Simplificação de obrigações acessórias, como dispensa de AIDF;
• Redução de tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira;
• Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com clientes (B2B);

 

Como fazer para começar a usar nota fiscal eletrônica?

 

Comece procurando um software que emita nota fiscal eletrônica que aproveite o máximo dos dados inseridos para agilizar e facilitar a emissão da sua nota fiscal eletrônica e avalie se a empresa dará assistência quando precisar. Converse também com seu contador para saber se seu negócio possui necessidades específicas. Ao decidir pelo software, compre o certificado digital e comece a emitir de forma rápida e fácil!

 

Software gratuito de emissão de nota fiscal eletrônica

 

A Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo (Sefaz-SP) informou que os aplicativos gratuitos para emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) seriam descontinuados a partir de janeiro de 2017. Ou seja, os softwares que eles disponibilizavam não seriam mais atualizados e disponibilizados para download.

Os emissores gratuitos eram oferecidos pela Secretaria da Fazenda aos contribuintes desde 2006, quando teve início o processo de informatização dos documentos fiscais e sua transmissão via internet como forma de dar uma alternativa para a mudança que estava acontecendo na época.

Hoje os a opções de softwares gratuitos, mas sem um órgão competente por trás e por isso não aconselhados por não possuírem assistência para algo tão importante para a empresa.

 

Como escolher o software de emissão de notas fiscais?

 

Alguns fatores devem ser levados em consideração para escolha do software, como:

 

 Equipe que está por trás do desenvolvimento:

As mudanças no fisco são constantes e por isso sem uma equipe para realizar as mudanças logo quando forem exigidas pode dar uma baita dor de cabeça para sua empresa, imagina abrir a empresa pela manhã e seu software não conseguir emitir nota fiscal?

 

Suporte:

Uma equipe para tirar dúvidas é essencial, pois estamos falando de uma operação da empresa que se for feita errado pode gerar multas.

 

Agilidade e reaproveitamento de informações:

Cadastrar notas fiscais de entrada é coisa do passado, o software de realizar a importação de xml para cadastrar notas de entrada e emissão de notas fiscais a um clique quando as mesmas informações já estão em um pedido, esses exemplos são o básico para proporcionar agilidade e facilidade na emissão da nota fiscal eletrônica.