Erros comuns de Nota Fiscal Eletrônica

Erros comuns de Nota Fiscal Eletrônica

No dia a dia de uma empresa temos muitos erros que são comuns de NF-e. Quem trabalha diariamente com emissão de nota fiscal eletrônica sabe muito bem disso.

Veremos nesse artigo alguns conceitos, os principais erros de nota fiscal eletrônica e como resolve-los!

O que é a Nota Fiscal Eletrônica?

 

A Nota Fiscal Eletrônica faz parte do projeto do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), que foi instituído em um decreto de 2007. Além de facilitar a vida dos contribuintes, tornando o processo mais rápido e padronizado, a NF-e permite uma maior fiscalização por parte do físico.

 

A NFe deve ser emitida em cada transação comercial que for estabelecida e deve ser guardado o xml por 5 anos. Sua validade jurídica é determinada pela assinatura eletrônica digital do emitente, recepção e pelo Fisco.

 

como funciona a nota fiscal eletronica

Estrutura da Nota Fiscal Eletrônica

Para saber mais sobre nota fiscal eletrônica clique aqui!

 

Você conhece a CC-e?

Carta de Correção Eletrônica conhecida também como CC-e é uma alternativa para a corrigir informações de uma NF-e, mas só podendo ser utilizada nas NF-e transmitidas para a  Secretaria da Fazenda do seu estado.

 

Quando a SEFAZ do seu estado autoriza a NF-e, ela dá um prazo limite de até 24 horas para cancelar a nota fiscal emitida, após esse prazo não será mais possível e é nestes casos que será emitida a Carta de Correção eletrônica.

 

Em que casos podemos corrigir a NF-e?

Vejamos alguns erros que podem ser corrigidos emitindo a CC-e:

  • Natureza da operação (CFOP), sem alterar o valor dos impostos;
  • Códigos Fiscais ou o código da tributação (sem alterar seu valor);
  • Dados da empresa transportadora;
  • Endereço do destinatário (somente parcial, como, o número da casa). Todo o endereço não será possível;
  • Omissão ou erro no tipo de fundamentação legal que forneceu algum benefício fiscal;
  • Inserir dados adicionais;
  • Peso, volume ou dado(s) do(s) produto(s);
  • Razão social do destinatário.

 

O que não será possível alterar na NF-e?

É expressamente proibido corrigir na NF-e emitindo a CC-e nesses casos:

  • Alteração no valor do imposto ou no seu cálculo. Os valores de alíquotas, quantidade de produtos, valor de operação e preços não podem ser alterados;
  • Mudar o endereço ou dados cadastrais, alterar a identidade do destinatário/remetente;
  • Mudar data de saída da nota (ou de emissão);

É importante se atentar que a CC-e é um recurso para ser utilizado apenas em erros simples.

 

Quantidade de correção para uma NF-e

Uma NF-e pode ser corrigida até 20 vezes. Porém, cada vez que a NF-e for corrigida, deverão constar quais correções anteriores já foram realizadas. Caso não, o SEFAZ pode denegar a nota fiscal eletrônica.

A Carta de correção não precisa ser impresso devido à natureza fiscal. Porem a NF-e precisa, após corrigida ser impressa novamente, junto ao DANFE da NF-e, que é previsto na legislação e acompanhar o trânsito do produto.

A CC-e pode ser emitida no prazo de 30 dias corridos (não úteis) após a sua autorização pela SEFAZ.

 

Notas Fiscais eletrônicas que retornam com erros

Quem nunca transmitiu uma NF-e e retornou com erro?

Quando a SEFAZ recebe uma NF-e e identifica o erro, a mesma rejeita a NF-e. Para resolver o ideal é que o software identifique o problema e retorne o erro.

Dessa forma, é possível efetuar a correção da nota através da CC-e, no caso de ela não ser autorizada, é necessário identificar o erro retornado e fazer a correção da rejeição informada pela SEFAZ do seu estado.

Casos em que a mercadoria estiver em trânsito – como nas compras pela internet –, é necessário comunicar ao cliente o erro por parte da loja, que a nota recebida por ele não é válida e que uma nova nota fiscal eletrônica será emitida e enviada.

 

Alguns dos erros mais comuns no retorno da SEFAZ

  • Erro 90– certificado digital inexistente ou não operacional.

Esse erro ocorre geralmente em certificados A3, mais passíveis de se desconectar do computador, em geral é só você desconectar o Token ou Smart Card que o certificado volta a funcionar.

  • Erros de Produto ou Serviço – Bastante comuns são os erros relacionados a produtos/serviços, para corrigi-los acesse o cadastro e corrija a informação, sendo assim vamos identificar alguns:

 Tipo do Produto: referente a unidade de medida do produto.

 NCM: bem comum esse erro, responsável por identificar e organizar e classificar os produtos.

 CST: Código de Situação Tributária, código de três dígitos que determina a tributação (ICMS) do produto, usado no Regime Normal.

 CSOSN: Código de Situação da Operação do Simples Nacional, classificação tributária dos produtos (ICMS), exclusivo para empresas do Simples Nacional.

  • Erro de Duplicidade de NF-e: Ocorre quando o SEFAZ não faz o retorno no tempo hábil, em casos assim é só você consultar o status que irá autorizar o uso.
  • Erro de CNPJ/IE do destinatário inválido: Erro comum ao cadastrar o Cliente/Fornecedor, corrija no cadastro para evitar esse erro.
  • Chave de acesso inválida: acontece quando por algum motivo o software gera um novo xml diferente ao transmitido para SEFAZ.Para correção é necessário renomear o XML antigo, solicitar ao sistema que busque o XML, ao não encontrar selecione o XML correto.
  • Erro de NF-e já inutilizada: quando a faixa é inutilizada e não foi feito o acerto da próxima numeração. Corrija a numeração para o próximo número válido para evitar esse erro.
  • Erro de Prazo de cancelamento superior ao previsto: ao tentar cancelar uma NF-e após o prazo de 24 horas corrido.Verifique se é possível emitir a CCE para correção dessa nota fiscal.
  • Erro de CNPJ do emitente não cadastrado: quando o mesmo não foi habilitado para emissão de nota no ambiente de homologação ou produção.Verifique com sua contabilidade se foi realizado o processo de habilitação para emissão de notas fiscais eletrônica junto ao SEFAZ.
  • Erro de Código do Município: código informado no cadastro do cliente/fornecedor errado.Corrija no cadastro para resolver.
  • Erro de Certificado Revogado: nesse caso terá que entrar em contato com a SEFAZe verificar o motivo da revogação, caso for irreversível, será necessário providenciar um novo certificado.
  • Erro de NF-e de devolução sem referência fiscal: quando ao fazer uma nota de devolução não informando a chave de acesso referente a nota fiscal de devolução.Informe a chave de acesso para resolver.
  • Errro de NF-e denegada: grande dúvida de todos os usuários ao receber essa rejeição.O que muitos não sabem que para a nota voltar como denegada existe vários aspectos a se considerar, alguns deles são:

Inscrição Estatual Suspensa;

 Inscrição Estatual Cancelada;

 Inscrição Estatual Baixada;

 Inscrição Estatual Em processo de Baixa.

 

Esses aspectos são para os emitentes e destinatários. É possível realizar essa a consulta da situação cadastral através dos site do Sintegra ou no Cadastro Centralizado de Contribuinte.

Lembrando que a nota denegada não está cancelada, não será possível utilizar a numeração da mesma e deverá ser informada ao físico pelo Sintegra ou Sped.

 

  • Erro de Código CFOP – Erro comum, basicamente define se recolhe ou não impostos, movimento de estoque e financeiro dependendo da configuração do seu software.

Os CFOPs são classificados em dois grupos, dentro ou fora do estado, entrada ou saída de produto.

  Entrada Saída
Dentro do Estado Inicia com o número 1 Inicia com o número 5
Fora do Estado Inicia com o número 2 Inicia com o número 6

 

Não pense que acabou, ainda existem os CFOPs de exportação e importação que são eles:

– 3000: Entradas ou aquisição de serviços do exterior.

– 7000: Saídas ou prestação de serviços para o exterior.

 

Conclusão

Existem muitas possibilidades de erros na emissão de notas fiscais eletrônica, busque sempre preencher os cadastros o mais completo possível, saiba como resolver os erros e evite travar seu faturamento.

Ficou com alguma dúvida? Está tendo algum erro que não estava nessa listagem? deixe seu comentário que teremos o prazer de responde-lo.

 

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(Linhares-ES, 26 de Fevereiro de 1992) Analista de sistemas na empresa INNET soluções com experiência na área Fiscal e Informática a 04 anos

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